会議のムダを省き効率化させるために重要なポイント

ビジネスパーソンにとって社内会議は無駄な時間であると捉えている方が少なからずいます。もっと時間を短縮できないものなのか、もっと効率的に進められないか、そもそも会議自体必要なのかと内心不満を感じている方も多いです。

ここでは、従来の古い体質を改善し、会議を効率化させるためのポイントについて解説をしていきます。

会議を効率化させるために重要なポイント

会議に参加するメンバーを絞る

会議の参加者は、議題に対しての関係者を募って開催されますが、会議の内容によっては参加しなくてもよいメンバーが含まれているというケースがあります。会議の参加メンバーを選出する際は、本当に必要なメンバーだけで開催することが大切です。

会議の目的を明確にする

目的のないまま会議を開催するのは時間の無駄です。何を決めるための会議なのか？着地点はどこなのか？ということを、はっきりとさせたうえで会議を行いましょう。そこで有効なのがアジェンダの作成です。アジェンダに議題をあらかじめ記載しておけば、事前に話す内容の準備をすることができ、会議当日もスムーズに進行することができます。

時間のリミットを設定する

会議は、何時から何時までと時間を設定することが大切です。長い会議は参加者の集中力を欠いてしまうため、90分を限度に会議時間を設定するようにしましょう。

ファシリテーターに会議の進行を委ねる

ファシリテーターとは、会議の進行と参加者の意見を調整する役割の人を指します。有能なファシリテーターが会議の進行を行えれば、参加者から飛び交う意見の調整を行いながら結論を導き、時間通りに会議を終わらせることが可能になります。

議題に対しての結論を導き意思決定を行う

そもそも会議の目的は、参加者のなかで議論を交わし結論を導くことです。会議の時間内に情報の共有や確認などを済ませ、議題に対しての意思決定に時間を割くようにしましょう。

議事録の作成を行う

議事録は会議の内容をまとめた資料です。この議事録があれば、関係各所に会議の内容を共有することができ、次回開催予定の会議の準備や、今後のタスクの整理などもスムーズに行うことができます。

まとめ

多くのビジネスパーソンは、社内で行われる会議を効率化させたいと望んでいます。ここで紹介した会議の効率化のポイントを押さえるだけで、会議の時間の短縮や業務改善につながっていきます。従来の古い体質を改善し、会議の効率化を目指していきましょう。