領収書の印刷方法や書き方、注意点について徹底解説！
経理業務を行う中で、「領収書はどう印刷するのが適切なのか」「何に注意して印刷すべきか」という疑問を感じたことはありますか？
領収書の印刷は、日々の業務で欠かせない作業であり、少しの工夫で手間を削減することも可能です。
この記事では、領収書の重要な役割から、印刷方法や注意点についての基本をわかりやすく解説します。取り扱い方法に自信がない方や、より効率的な方法を求めている方にとって、参考になる内容となっています。
印刷の目的と重要性
領収書の印刷は、ビジネスの現場でよく見られる日常的な行為です。しかし、どうして重要なのか、その目的と役割についてしっかり理解している方は少ないかもしれません。
領収書は、商品の購入やサービスの提供など、お金のやり取りがある際に発行される証明書です。金銭の取引があったこと、そしてその内容を記録しておくための大切な書類なのです。
ここでは、領収書について理解するうえで大切な印刷の目的と重要性について、分かりやすくご説明します。
二重請求や過払いを防ぐ役割
領収書がなければ、支払ったかどうかを証明するのが難しいです。もし「支払った」と「支払っていない」といった認識の違いが生じた場合、支払い側が無用にお金を支払うことになるかもしれません。また、支払い済みの顧客に誤って再度請求してしまうようなミスも起こりうるのです。
しっかり印刷をしておけば、そうした問題を避け、取引をスムーズに進めることができるでしょう。
税申告時の証憑書類としての役割
領収書は、証憑書類としての重要な役割も果たします。特に、個人事業主や企業が確定申告をする際、経費計上を行ったり税務調査を受けたりする際に、売り上げや経費の根拠を示すために求められます。印刷をすることは、このような場合に重要となります。
領収書の印刷方法
領収書の印刷方法は多岐に渡ります。お店の規模や業務の内容に応じて、効率の良い最適な方法を選ぶことが大切です。
以下、用途別の印刷方法を3つ紹介します。
- お店で大量に印刷する方向け
日々のお買い物でたくさんの領収書を発行する場合、専用システムを使う方法がおすすめです。レジで商品をスキャンするとすぐに出力されるため、手書きの手間が省けるだけでなく、正確な金額もすぐに記入できるので、お客さまを待たせることなくスムーズに対応できます。
- 定期的に同じ内容の領収書を出す方向け
毎回同じような内容の領収書を発行する場合、パソコンのテンプレートを使う方法が効率的です。Excelであらかじめテンプレートを作っておくと、宛名や日付を書き換えるだけで簡単に作成できます。自分のプリンターで印刷するか、外部の印刷サービスを利用するかは、枚数や予算に応じて選ぶといいでしょう。
- 少ない枚数を印刷する方向け
枚数が少ない場合、複写式の領収書を手書きするのがおすすめです。特別な機械やソフトウェアは不要なので、すぐに手元で書けます。一枚一枚、手書きで丁寧に書く方法は、相手にも気持ちを込めた印象を与えることができます。
領収書に記載する内容
誤った領収書の発行は信用を損ねることにつながるので、慎重に取り扱うべきです。
記載内容の正確さは、お互いの信頼を築く基盤となるからです。記載する内容をしっかり理解し、日々の業務に活かしましょう。
以下、記載する主な内容について説明します。
ナンバリング
領収書の管理をしやすくするため、ナンバーの記載があります。すべての企業が必要とするわけではありませんが、不正の防止を目的とした企業も少なくないため、相手先との確認が取れるなら、自由に番号を振っても問題ないでしょう。
発行者の氏名・住所
会社名や個人名、住所は正しく記載しましょう。間違いは厳禁のため、慎重に記載するよう注意が必要です。
発行日
発行した日付を書きます。和暦でも西暦でも構いませんが、省略することは避けるよう心がけましょう。
但し書き
領収書の種類に応じて、軽減税率対象物品であることなどの記載が必要になります。クレジットカード支払いの場合など、特定の情報を記載する場合もあります。
金額
金額は漢数字や算用数字のどちらでも構いませんが、改ざん防止のため特別な表記をすると良いです。例えば、「壱」や「弐」といった漢数字の使用がおすすめです。
宛名
受け取る人の名前や会社名を正確に記載することが重要となります。漢字の間違いは大変失礼なことになるので注意が必要です。
収入印紙の貼付
5万円以上の領収書には印紙税がかかるので、収入印紙を貼る必要があります。ただし、エクセルなどで作成したデータの形式であればこのルールは適用されません。
印刷時の注意点
領収書を印刷する際は、しっかりとした手続きが大切となります。一見単純な作業のように見えますが、失敗すると、法的な問題に巻き込まれる可能性もあるため、実は細心の注意を要する部分が多いのです。
以下、印刷する際の3つの重要な注意点をわかりやすく説明します。
- 記載内容が正しいか確認する
内容に誤りや漏れがないか、しっかりと確認しましょう。発行者、発行日、金額、宛名など基本的な項目が正しく記載されていることが重要です。誤った記載があれば、後で訂正する手間もかかりますし、信用を損なうことにもなりかねません。
- 金額に合った印紙を貼る
5万円以上の領収書を現金で発行する場合、金額に応じた印紙の貼付が求められます。ここで注意が必要なのは、消印や署名も必要だという点です。これらがないと、印紙税の過怠税が徴収されることもあるため、印紙と領収書の両方にしっかりと消印や署名をするようにしましょう。
- 二重発行に気を付ける
二重発行は、法的な問題を引き起こすことがあるので、慎重に取り扱う必要があります。再発行を求められた場合には、最初に発行したものを回収してから再発行しましょう。二重発行を防ぐための配慮が必要です。
領収証の印刷は印刷通販会社でも対応しているので、個人での対応が難しい場合には頼んでみるのも良いでしょう。
領収書の控えかた
領収書の控えは、発行側と受け取り側双方の証拠となる大切な書類です。そのため、適切な方法で控えを取り扱うことが求められます。正確な控えを取ることで、後々のトラブルを避けることができるので、細心の注意を払いましょう。
以下に、一般的な方法をご紹介します。
複写式を使用する場合
手書きの複写式の領収書は便利ですね。このタイプは、コンビニなどで売られているもので、割り印は必要ありません。書くだけで、オリジナルと控えが同時に完成するので、手間を省くことができるのです。
2枚作成する場合
エクセルで作成した領収書など、印刷して持っていく場合は、同じものを2枚作ります。その後、割り印を押せば控えとして成立します。この方法は、自由なデザインで作ることができるため、オリジナリティを出したい方におすすめです。
印紙について
控えには印紙は必要ありません。しかしその金額に応じて、印紙の値段が変わることを覚えておくとよいでしょう。印紙は郵便局やコンビニで購入できます。
まとめ
領収書の管理は、ビジネスにおける重要な作業のひとつですね。記載内容には、誤りや漏れがないように細心の注意が求められます。正確な情報の記載は、信頼性の向上につながるのです。
発行方法も、業務の効率に直結するため、ふさわしい方法を選ぶことで、業務のスムーズな進行が期待できます。
また、電子領収書の利用によって、印刷や保管の手間を削減できるメリットもあります。時代の流れに合わせた取り組みが重要となるでしょう。
領収書の適切な管理と利用は、税務上も非常に重要です。ルールを守り、正しい方法で処理することが求められます。正しい取り扱いを学ぶことで、ビジネスの成功への一歩につながることでしょう。
